O Projeto CLAV nasceu inicialmente da necessidade de resposta às medidas Simplex + n.ºs 51 de 2016 e 107 de 2017, intituladas Arquivo Digital, que pretendiam a elaboração de “instrumentos transversais de gestão da informação, que visa[va]m classificar e controlar os documentos produzidos e recebidos nos organismos públicos”. Estes instrumentos seriam “disponibilizados por uma plataforma modular de serviços partilhados, passível de integração com os sistemas de informação existentes por qualquer organismo”. A plataforma permitiria “ainda desmaterializar os procedimentos, atualmente obrigatórios, para se poder eliminar documentação em papel no Estado”.

Com esta finalidade, a DGLAB obteve o financiamento do Programa “Sistema de Apoio à Modernização Administrativa”, no âmbito do Aviso SAMA n.º 02/SAMA2020/2016, com vista principalmente ao desenvolvimento do Projeto “M51-CLAV -Arquivo digital: Plataforma modular de classificação e avaliação da informação pública” (CLAV)”. Para o efeito, obteve a colaboração da equipa coordenada pelo Prof. José Carlos Ramalho, da Universidade do Minho.

O Projeto que conduziu à elaboração da Plataforma CLAV teve como um dos seus objetivos principais a disponibilização em linha da Lista Consolidada e de outros produtos essenciais à boa gestão da informação pública, com base num modelo ontológico. Esta iniciativa apresenta-se na sequência de anteriores projetos da DGLAB, a exemplo de:

• Macroestrutura Funcional (MEF);
• “Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF”
• “Avaliação suprainstitucional da informação arquivística (ASIA)” que levou à constituição e disponibilização da referida Lista Consolidada.

Além da componente tecnológica o Projeto CLAV incluiu o envolvimento da empresa Morais Leitão, Galvão Teles, Soares da Silva & Associados (MLGTS) na elaboração da proposta de Regime jurídico da classificação e avaliação da informação arquivística (RJCAIA). A proposta de diploma tem uma versão disponível desde então, que tem vindo a ser trabalhada para publicação.

A metodologia e instrumentos promovidos para a interoperabilidade semântica ou para a classificação e avaliação suprainstitucional, transversal aos vários organismos da Administração, como o esquema de Metainformação para a Interoperabilidade, ou a Macroestrutura Funcional e o projeto de Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA), deram origem à recente Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública (LC). A LC resulta de um projeto colaborativo que envolveu grande parte dos organismos da Administração Pública, Central e Local.

Subjacente ao trabalho desenvolvido, esteve sempre uma abordagem suprainstitucional e funcional, que teve, e tem, como valor maior a interoperabilidade semântica, viabilizada pela criação de uma linguagem comum e transversal à Administração. Esta abordagem transversal resultou, entre outros aspetos, na criação de códigos de classificação comuns, mas também na distinção entre Dono e Participante em cada processo de negócio, o que permite atribuir ao Dono do processo responsabilidade pela guarda e preservação no longo prazo da informação.