DGLAB apresenta “Webinar Perguntas & Respostas – Portaria n.º 112/2023”,
18-12-2023
DGLAB apresenta Workshop “Metodologia de Classificação e avaliação de informação arquivística e a Plataforma CLAV”, 02-11-2023
Disponibilizado Relatório de Avaliação Simplificado (RAS) para a Administração Local, no âmbito da entrada em vigor da Portaria n.º 112/2023″, 25-10-2023
Área governativa da Justiça passa a ter uma portaria de gestão de documentos transversal a várias entidades”, 24-10-2023
Conferência “Autarquias: Transição Digital – proximidade, preservação, inovação e sustentabilidade”, 29-09-2023
Publicada a primeira Portaria baseada na Lista Consolidada na Região Autónoma da Madeira, 25-09-2023
DGLAB apresenta avaliação suprainstitucional e a plataforma CLAV no Curso de Verão da FLUL, 24-07-2023
Formação promovida pela DGLAB: balanço do 1.º semestre de 2023, 18-07-2023
Reabertas as inscrições para a formação “Introdução à metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional da informação arquivística, 24-5-2023
DGLAB vai realizar 2 webinars para prestar “Esclarecimentos sobre a aplicação da Portaria 112/2023, dirigidos aos municípios e às freguesias, 24-5-2023
DGLAB realizou mais uma ação de formação online dedicada à temática “Introdução à metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional da informação arquivística,17-5-2023
DGLAB apresenta “Webinar Perguntas & Respostas – Portaria n.º 112/2023”
Notícia de 18-12-2023
Com vista ao esclarecimento de dúvidas sobre a aplicação da Portaria n.º 112/2023, que aprovou o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, a DGLAB irá realizar 4 workshops, em formato digital, já a partir do mês de janeiro de 2024.
As sessões destinam-se a municípios, juntas de freguesia e outras entidades que, no âmbito da sua atuação, necessitem de aprofundar o seu conhecimento sobre a Portaria n.º 112/2023.
O Webinar Perguntas & Respostas – Portaria n.º 112/2023 vai realizar-se nos dias 10 e 17 de Janeiro, 7 de fevereiro e 6 de março, entre as 14h30 e as 16h30, não havendo sequência entre as sessões. As sessões de 10 e 17 de janeiro serão destinadas, preferencialmente, a funcionar como seguimento das ações realizadas em junho de 2023.
A frequência é gratuita, mas requer inscrição prévia através da aplicação Eventbrite. Para participar no Webinar a 10 de janeiro, efetue a sua inscrição através do preenchimento do formulário disponível aqui . (Brevemente abrirão as inscrições para as datas seguintes).
O Webinar fará uma apresentação genérica da Portaria n.º 112/2023, bem como dalgumas estratégias de implementação. Haverá ainda espaço para dúvidas e questões colocadas durante a própria sessão ou antecipadamente.
Envie-nos já as suas questões para clav@dglab.gov.pt (até 24h antes de cada sessão).
Convidamo-lo desde já a reservar a(s) data(s) que lhe forem mais convenientes na sua agenda.
DGLAB apresenta Workshop “Metodologia de Classificação e avaliação de informação arquivística e a Plataforma CLAV”
Notícia de 02-11-2023
No âmbito do projeto Arquivos Digitais da Justiça decorreu, no dia 25 de outubro, no Auditório do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IGFEJ), um workshop dedicado ao tema “Metodologia de Classificação e avaliação de informação arquivística e a Plataforma CLAV”. A apresentação foi realizada por Pedro Penteado e Rui Godinho da Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).
O objetivo principal foi a sensibilização das equipas dos organismos e entidades da Justiça para a aplicação do regulamento arquivístico com vista à sua integração com a solução de preservação digital.
A sessão dividiu-se em três partes. Na primeira foram abordados os conteúdos de um novo contexto para a gestão da informação arquivística e a apresentação da plataforma CLAV no âmbito da metodologia de classificação e avaliação da informação arquivística. Na segunda parte da sessão foi apresentada a plataforma CLAV (O que é? Para que serve? A quem se destina?) e algumas das suas funcionalidades (disponibilização da Lista consolidada ou a importação de autos de eliminação).
A sessão finalizou com um debate onde foram colocadas algumas questões práticas no uso da plataforma CLAV e a sua articulação com a nova portaria da área governativa da justiça (portaria n.º 315/2023, de 23 de outubro).
Disponibilizado Relatório de Avaliação Simplificado (RAS) para a Administração Local, no âmbito da entrada em vigor da Portaria n.º 112/2023
Notícia de 25-10-2023
A Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril, que Aprova o Regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística produzida pelas entidades da Administração Local no exercício das suas funções, assim como a respetiva tabela de seleção, entrou em vigor no dia 24 de outubro.
Nesta mesma data foi revogada a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro. Com a revogação desta Portaria [n.º 412/2001], verifica-se um vazio legal na classificação e avaliação da documentação produzida e acumulada até 24 de outubro de 2023, data em que entrou em vigor a Portaria n.º 112/2023. Para a classificação e avaliação desta documentação, conforme determinado no n.º 1 do artigo 2.º da referida Portaria n.º 112/2023: «aplica-se um relatório de avaliação de documentação de caracter geral e extensível a todas as autarquias locais».
Neste contexto, um grupo de trabalho constituído pelos Municípios de Leiria, Marinha Grande, Lisboa e Sines, elaborou uma proposta de Relatório de Avaliação Simplificado (RAS), aprovado pela DGLAB no próprio dia 24 de outubro. O RAS aplica-se a todas as entidades da Administração Local, viabilizando a continuidade das operações de gestão documental.
O RAS passa, pois, a ser a fonte de legitimação para a classificação e avaliação da documentação produzida e acumulada até à data acima referida.
Consulte o conteúdo do RAS.
Para mais informações ou esclarecimentos relativos à Portaria n.º 112/2023, consulte as FAQ e a Ficha Técnica n.º 11, relativa a Relatórios de avaliação simplificados.
Área governativa da Justiça passa a ter uma portaria de gestão de documentos transversal a várias entidades
Notícia de 24-10-2023
A 23 de outubro de 2023 foi publicada a Portaria n.º 315/2023, que «procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliação, Seleção, Eliminação e Conservação da Informação Arquivística produzida pelas entidades integradas na área governativa da justiça no exercício das respetivas funções», conforme descrito no sumário da referida Portaria de gestão de documentos.
A Portaria n.º 315/2023, que entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação, aplica-se às seguintes entidades: Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça, Direção-Geral da Política de Justiça, Direção-Geral da Administração da Justiça, Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais, Polícia Judiciária; Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., Instituto dos Registos e do Notariado, I. P., Instituto Nacional de Medicina Legal e Ciências Forenses, I. P., Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P., Centro de Estudos Judiciários, e também às entidades cujo funcionamento dependa do apoio técnico e administrativo de alguma das entidades referidas, revogando, assim, um conjunto de regulamentos de gestão de documentos até então em vigentes, de forma individualizada, para diversas entidades da Justiça (para mais informação, consultar o Artigo n.º 2 da referida Portaria).
Importa relembrar que o «Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) assume o objetivo geral de contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica, através da implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas, independentemente da sua natureza». A Portaria n.º 315/2023 está assente nesta premissa e foi criada com o objetivo de «regulamentar a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelas entidades integradas na área governativa da justiça, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, com o objetivo de tornar mais eficaz e eficiente a preservação do património arquivístico e a memória coletiva da justiça».
Para consultar as portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-lei n.º 447/88, de 10-10, convidamo-lo a visitar o sítio web da DGLAB aqui.
Autarquias: Transição Digital – proximidade, preservação, inovação e sustentabilidade
Notícia de 29-09-2023
No dia 21 de setembro decorreu no Município de Abrantes uma jornada dedicada ao tema “Autarquias: Transição Digital – proximidade, preservação, inovação e sustentabilidade”. Reuniu especialistas da área da tecnologia, profissionais da administração pública, professores e investigadores das áreas das ciências da informação e da Inteligência Artificial e empresários das indústrias envolvidas.
Várias foram as temáticas debatidas ao longo dos painéis.
O primeiro painel teve como tema “A transição digital: desafios e oportunidades”. Nesta sessão foi apresentado por Paulo Rêgo, da Câmara Municipal de Abrantes, o projeto de transição digital desenvolvido pelo Município de Abrantes, designado “Abr@ntes.digital” e a sua estratégia integrada no âmbito da digitalização e da implementação de um Sistema de Gestão de Processos.
O segundo painel, com o tema “Os desafios da tecnologia e da gestão de informação nas autarquias locais”, contou com a apresentação “A inteligência artificial aplicada à classificação de processos” por Teresa Lopes, também da Câmara Municipal de Abrantes, que demonstrou a capacidade da tecnologia e da gestão da informação enquanto bases para a criação de soluções de automatização de tarefas. Devido à necessidade de uniformizar e automatizar os procedimentos inerentes à classificação da informação foi criado e desenvolvido por aquele Município um sistema baseado em inteligência artificial (IA), com vantagem para a gestão de processos nado-digitais. Partindo da metodologia desenvolvida no referencial da Lista Consolidada, procurou-se aumentar a eficácia e eficiência da tarefa de classificação a partir do uso da IA.
A tarde iniciou-se com uma sessão dedicada ao tema “Educação e inovação como pilares de desenvolvimento” com a apresentação de um projeto educativo na área da programação, desenvolvido pela Escola Superior de Tecnologia de Abrantes, intitulado T-Code.
O evento contou ainda com um painel sobre “A cooperação entre entidades: o ensino e a realidade profissional” e um outro sobre “Territórios inteligentes e sustentáveis alicerçados na proximidade e equidade”.
Publicada a primeira Portaria baseada na Lista Consolidada na Região Autónoma da Madeira
Notícia de 24-09-2023
Foi publicada dia 25 de maio a Portaria n.º 356/2023, criada a partir do referencial Lista Consolidada, que «Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística do Instituto de Segurança Social da Madeira, IP-RAM e a respetiva tabela de seleção, bem como o modelo de guia de remessa e os formulários do auto de eliminação e do auto de entrega». A nova Portaria revoga a Portaria n.º 110/2008, de 18 de agosto, que aprovara o regulamento arquivístico do Centro de Segurança Social da Madeira.
A Portaria n.º 356/2023 resultou de um trabalho conjunto realizado pelo Instituto de Segurança Social da Madeira, IP-RAM, que, na Região Autónoma da Madeira está integrado na Secretaria Regional de Inclusão Social e Cidadania, e pela Direção Regional do Arquivo e da Biblioteca da Madeira (DRABM), com o apoio e acompanhamento do Instituto da Segurança Social, I.P. (ISS) e da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos. Deste modo, deu-se um passo significativo para implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza jurídica, contribuindo-se para o desenvolvimento da administração eletrónica em curso no país, que resulta de recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro.
A publicação da Portaria vem provar ainda a aplicabilidade Lista Consolidada (LC) – estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, construída, inicialmente, para ser utilizada no território continental, demonstrando as vantagens da sua utilização nas regiões autónomas, como é o caso da Madeira.
Na publicação da Portaria n.º 356/2023, feita no Jornal Oficial da Região Autónoma da Madeira, pode ler-se no preâmbulo que a «presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelo Instituto de Segurança Social da Madeira, IP-RAM, organismo que, na RAM, está integrado na Secretaria Regional de Inclusão Social e Cidadania, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, agilizando, deste modo, as funções de arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação do património arquivístico e da memória coletiva».
A publicação da Portaria resultou do acordo com a Direção Regional do Arquivo e da Biblioteca da Madeira (DRABM) e da compreensão deste organismo nas vantagens que o ISSA-IPRA tinha no uso da LC, facilitando a interoperabilidade com os sistemas de informação do ISS. A DGLAB realizou ainda sessões de trabalho com a DRABM sobre a metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional e a LC, para facilitar a análise que este serviço deve realizar sobre este tipo de instrumentos de gestão de documentos.
Importa ressalvar que, neste e noutros casos, embora esteja em causa um instrumento regulador para a gestão de arquivo criado a partir da Lista Consolidada (LC), é da competência da entidade que adota este referencial proceder à elaboração, submissão e integração de proposta legalmente fundamentada sobre a inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio constantes na LC, conforme disposto no Artigo n.º 22 da Portaria.
Otimista e expectante relativamente a futuros projetos deste tipo nas regiões autónomas, a DGLAB mantém um diálogo aberto e assíduo com todas as entidades que, tal como neste caso pioneiro do Instituto da Segurança Social da Madeira, pretendam contar o apoio do órgão coordenador do sistema nacional de arquivos para a aplicação da Lista Consolidada.
DGLAB apresenta avaliação suprainstitucional e a plataforma CLAV no Curso de Verão da FLUL
Notícia de 24-07-2023
«Os modelos de avaliação da informação arquivística em Portugal» foi o nome dado a um curso de verão promovido pelo Centro de Estudos Clássicos da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (FLUL), nos dias 27 e 28 de junho de 2023. Uma iniciativa que decorreu nas instalações da faculdade e contou com a presença de profissionais de reconhecido conhecimento e obra realizada nas áreas temáticas em discussão.
Os principais objetivos de aprendizagem do curso estiveram assentes nos seguintes pontos: sensibilizar os participantes para a existência de distintos modelos (e princípios) de avaliação da informação arquivística; apresentar e discutir o modelo de avaliação da informação arquivística proposto pela Universidade do Porto; apresentar e discutir o modelo de avaliação da informação arquivística para a Administração pública proposto pela DGLAB.
A Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) fez-se representar pelo Diretor de Serviços de Arquivística e Normalização, Pedro Penteado, que fez uma apresentação intitulada « O modelo de avaliação suprainstitucional da informação arquivística para a Administração Pública », e pela então Chefe de Divisão de Normalização e Apoio à Administração, Rita Gago, que apresentou «Os instrumentos e a plataforma CLAV – Classificação e Avaliação da Informação Arquivística para a avaliação da informação».
O curso contou, igualmente, com a presença dos académicos da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, Carlos Guardado da Silva, Jorge Revez, e Luís Corujo – autor do livro «Avaliação Arquivística da Informação Eletrónica», apresentado no evento, e, da Faculdade de Letras da Universidade do Porto, Armando Malheiro da Silva e Fernanda Ribeiro.
Perante uma assistência interessada, constituída por profissionais técnicos, dirigentes e académicos da Arquivística nacional, futuros profissionais e investigadores, os oradores partilharam conhecimento, resultados de projetos desenvolvidos, questões e preocupações, com o propósito de criar pontes para reflexão e trabalho conjuntos, em prol da Arquivística, dos arquivos e da preservação da memória e identidade dos seus produtores.
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Formação promovida pela DGLAB: balanço do 1.º semestre de 2023
Notícia de 18-07-2023
No primeiro semestre de 2023, a DGLAB promoveu duas ações de formação com o objetivo de dar a conhecer a metodologia da classificação e avaliação da informação arquivística, e duas sessões de esclarecimentos, com o objetivo de dar resposta a dúvidas e fornecer orientações sobre a aplicação da recente Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril, que aprovou o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.
As duas ações de formação, que aconteceram nos dias 28 de abril e 23 de junho, dando continuidade a ações anteriores, realizadas no segundo semestre de 2022, em formato exclusivamente online, gratuito, e dirigido a todos os profissionais da área e outros interessados, intitularam-se: “Metodologia de classificação e avaliação: uma introdução” e registaram uma adesão muito significativa, reunindo um público diversificado, que desenvolve a sua atividade profissional em diversos organismos públicos nacionais, profissionais ligados às tecnologias da informação e, ainda, estudantes da área das Ciências da Informação.
Em jeito de balanço, estamos em condições de afirmar que o universo abrangido cobriu o território continental e a região autónoma da Madeira, num total de 80 participantes na primeira data e de 188 participantes na segunda data. (Os números reportam-se a participações efetivas nos eventos).
As ações de formação, que acontecem enquadradas no Programa de Apoio Técnico (PAT) associado à CLAV, contaram com um programa estruturado em 3 partes: 1) Enquadramento, 2) Metodologia e instrumentos de classificação e avaliação suprainstitucional da informação, e 3) Tecnologias de suporte à gestão da informação. Houve ainda espaço para a apresentação de um conjunto de questões associadas diretamente às potencialidades e operações disponíveis na Plataforma CLAV, esclarecendo-se sobre a sua utilidade e correta utilização por parte dos diferentes perfis de usuários, através de uma demonstração – em tempo real – da utilização desta plataforma.
No que respeita às sessões de esclarecimentos sobre a Portaria n.º 112/2023, a DGLAB promoveu dois eventos, também em formato exclusivamente online e gratuito, um destinado aos municípios, e outro destinado às juntas de freguesia, nos dias 5 e 20 de junho, respetivamente.
Tendo como ponto de partida as questões que foram remetidas à DGLAB antes da realização dos eventos, por diferentes organismos dos sectores mais visados com a aplicação da nova Portaria, foi possível apresentar, complementarmente, as FAQ produzidas para dar resposta à implementação do novo regulamento arquivístico.
Também para estes dois eventos, o balanço feito pela DGLAB é muito positivo. A adesão foi grande e pudemos contabilizar 188 participantes no primeiro evento, dedicado aos municípios, e 122 participantes no segundo evento, dedicado às freguesias. (Uma vez mais, os números reportam-se a participações efetivas nos eventos).
Considerando o interesse que estas iniciativas continuam a despertar na comunidade arquivística e os pedidos que surgiram de imediato solicitando a realização de mais edições, – a DGLAB conseguiu garantir a gravação em vídeo da última ação de formação e da última sessão de esclarecimentos, para disponibilização ao público em geral, através do canal de Youtube Arquivos Torre do Tombo.
No sítio web Conhecer CLAV estão disponíveis aqui todos os materiais apresentados na última ação de formação – Wokshop “Metodologia de classificação e avaliação: uma introdução” – e na última sessão de esclarecimentos – Webinar “Esclarecimentos sobre a Portaria 112/2023”, bem como as hiperligações para os registos em vídeo destes eventos.
Após o balanço positivo do 1.º semestre de 2023, a DGLAB vai dar continuidade à realização de ações de esclarecimentos online no 2.º semestre. Exemplo disso foi a sessão sobre a aplicação da Portaria n.º 112/2023, dirigida aos profissionais da rede de arquivo da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo, realizada no passado dia 17 de julho, que reuniu cerca de 10 profissionais da CIM – Médio Tejo.
Reabertas as inscrições para a formação “Introdução à metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional da informação arquivística”
Notícia de 24-5-2023
Realiza-se no próximo dia 23 de junho mais uma ação de formação intitulada “Introdução à metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional da informação arquivística”. Devido à grande procura que se registou, deixando de fora muitos interessados, foi alterado o formato inicialmente previsto para o evento e as inscrições foram reabertas (mantendo-se as inscrições já existentes, pelo que quem já estava inscrito não necessita de repetir o processo). Assim, para todos os interessados que já não conseguiram fazer a sua inscrição, têm a oportunidade de o fazer a partir da presente data (25 de maio), aqui.
DGLAB vai realizar 2 webinars para prestar “Esclarecimentos sobre a aplicação da Portaria 112/2023”, dirigidos aos municípios e às freguesias
Notícia de 24-5-2023
No passado dia 27 de abril foi publicada a Portaria 112/2023, que aprovou o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.
Com vista ao esclarecimento de dúvidas e ao fornecimento de orientações sobre a sua aplicação, a DGLAB irá realizar duas sessões dirigidas, respetivamente, aos municípios e às freguesias.
O primeiro webinar, destinado aos municípios, acontece no dia 5 de junho.
O segundo webinar, destinado às freguesias, acontece no dia 20 de junho.
A frequência é gratuita, em qualquer uma das datas agendadas, mas está sujeita a inscrição prévia.
Para se inscrever no Webinar de 5 de junho, destinado aos municípios, registe-se aqui.
Complementarmente, são ainda disponibilizadas FAQ com o mesmo objetivo.
Saiba tudo sobre estas iniciativas aqui.
DGLAB realizou mais uma ação de formação online dedicada à temática “Introdução à metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional da informação arquivística
Notícia de 17-5-2023
No passado dia 28 de abril, entre as 10h e as 13h, a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas realizou uma ação de formação intitulada “Introdução à metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional da informação arquivística”.
À semelhança das ações anteriores, realizadas no segundo semestre de 2022, também este evento registou uma forte procura, reunindo um público diversificado, que desenvolve a sua atividade profissional em diversos organismos nacionais.
O objetivo geral foi, uma vez mais, dar a conhecer a metodologia da classificação e avaliação da informação arquivística, através de um evento exclusivamente online, gratuito, e dirigido a todos os profissionais da área e outros interessados.
Foi apresentado, a cerca de 80 participantes, um programa dividido em 3 partes: 1) Enquadramento, 2) Metodologia e instrumentos de classificação e avaliação suprainstitucional da informação, e 3) Tecnologias de suporte à gestão da informação. Houve ainda espaço para a apresentação de um conjunto de questões associadas diretamente às potencialidades e operações disponíveis na Plataforma CLAV, esclarecendo sobre a sua utilidade e correta utilização por parte dos diferentes perfis de usuários, bem como para uma demonstração em tempo real da utilização desta plataforma.
Procurando dar resposta à grande procura que se regista para ações de formação no âmbito desta temática, vai realizar-se uma outra ação no dia 23 de junho – um evento também já esgotado.
Para qualquer assunto relacionado com estas iniciativas, poderá contactar-nos através do endereço de e-mail: atividades.clav@dglab.gov.pt .